شناسایی 5 دزد زمان برای مدیریت زمان بهتر

شناسایی 5 دزد زمان برای مدیریت زمان بهتر

دزد زمان موضوعی است که در این مقاله قصد داریم در مورد آن بحث کرده و راهکارهایی برای کمتر کردن آن‌ها ارائه دهیم. با مطالعه این مقاله شما قادر خواهید بود که با دقت بیشتری برنامه زمانی خود را تعیین کنید.

زمان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های ماست و خبر بد اینکه خیلی‌ها به زمان ما چشم دارند. ما معمولا سعی می‌کنیم در طول روز مدیریت زمان داشته باشیم ولی در 80 درصد موارد به برنامه‌ایی که برای خود تنظیم می‌کنیم نمی‌رسیم.

مهم‌ترین دلیل این مشکل این است که ما دزدهای زمان خود را نمی‌شناسیم و نسبت به آن‌ها غافل هستیم. پس اولین گام برای مدیریت زمان، شناسایی دزدهای زمان است.

من در این مقاله 5 دزد زمان، که جزء سارقان حرفه‌ایی هستند را معرفی می‌کنم. شما وقتی دزدهای زمان خود را بشناسید، خیلی بهتر از قبل با آن‌ها تعامل می‌کنید و اجازه نمی‌دهید این سرقت اتفاق بیفتد.

امیدوارم با خواندن این مقاله دزدهای زمان خود را دستگیر کنید و به راحتی زمان خود را مدیریت کنید.

پنج دزد زمان

1- مسئولیت‌پذیری بی‌مورد:

یکی از بزرگترین و بدترین دزدهای زمان ما، مسئولیت‌پذیری بی‌مورد است. مسئولیت‌پذیری بی‌مورد یعنی یک حجم زیادی از مسئولیت را بدون توجه به اولویت‌های کاری خودمان بپذیریم.

مثلا فردی را در نظر بگیرید که در کارهای نرم افزاری و کامپوتری تخصص دارد. در بیشتر موارد، دوستان، آشنایان، همسایه‌ها و غریبه‌ها با دانستن این موضوع، از او در موارد مختلف درخواست کمک می‌کنند و وقت او را با تماس‌های مکررتلفنی و درخواست راهنمایی می‌گیرند. خوب چنین فردی اگر در طول روز تنها به 3 الی 4 تماس پاسخ دهد دیگر تمرکز کافی برای گذاشتن روی اولویت اصلی خود را ندارد.

به بیان دیگر این فرد به خاطر نداشتن مهارت نه گفتن و قبول مسئولیت بی‌مورد، مدیریت زمان نداشته و فرصت‌های خود را به راحتی از دست می‌دهد. بنابراین زمان او توسط دیگران دزدیده می‌شود.

تلنگر:

یادمان باشد هر بله‌ی شما، نه گفتن به یک عالمه چیزهای دیگر است. حالا انتخاب با شماست که به چه چیزهایی می‌خواهید بله بگویید و به چه چیزهایی نه!

در بحث پذیرفتن مسئولیت‌های اشتباه و بی‌مورد، مسئولیت‌هایی که به شما ارتباطی ندارد یا می‌شود توسط دیگران انجام شود توجه به این نکته خیلی مهم است که هر بله‌ایی که به دیگران می گویید، به چه چیزهایی در زندگی خود نه می‌گویید.

اگر به هر پیام یا تماسی که در طول روز برای شما می‌آید بله بگویید و پاسخ دهید، باید به موارد زیادی نه بگویید، مواردی مانند:

• زمانی که می‌توانسته‌اید برای همسر خود بگذارید
• دیداری که با پدر و مادر خود داشته باشید
• تفریحاتی که می‌توانسته‌اید انجام دهید
• کارهای مهم‌تری که برایتان اولویت دارد
• درآمد بیشتری که می‌توانسته‌اید داشته باشید

2- تلویزیون: دومین دزد زمان

یکی از دزدهای بسیار شریف و عزیز، که در خانه‌ی همه ی ما لااقل یکی پیدا می‌شود، تلویزیون است. اکثر افراد ساعت‌های خیلی زیادی را صرف دیدن برنامه‌های تلویزیونی می‌کنند و برای کارهای مهم خود هیچ زمان مشخصی را درنظر نمی‌گیرند.

جالب است بدانید که خیلی از افراد برحسب عادت، صبح که از خواب بیدار می‌شوند تلویزیون را روشن می‌کنند بدون آن که کسی جلوی آن بشیند و قصد نگاه کردن برنامه‌ی خاصی را داشته باشد.

با این عادت، در عمل بسیار به تمرکز خود لطمه وارد می‌کنند، سرعت انجام کارها کاهش پیدا می‌کند و زمان خیلی زیادی را از دست می‌دهند.

طبق آماری که بدست آمده به طور میانگین، افراد روزی 4 ساعت از وقت خود را صرف دیدن تلویزیون می‌کنند. این آمار بسیار وحشتناک است!

با توجه به این آمار، بیشتر افراد از کمبود وقت شکایت دارند، غافل از اینکه بیشتر زمان خود را پای تلویزیون تلف می‌کنند و قسمت بزرگی از عمرشان را بدین گونه از دست می‌دهند.

راهکار:

برای جلوگیری از این دزد زمان می‌توانید موارد زیر را انجام دهید:

• تلویزیون خریداری نکنید!
• حتما یک زمان بهینه و مشخص برای دیدن تلویزیون در نظر بگیرید.
• تلویزیون را بی‌مورد روشن نگذارید.
• وقت خود را به دیدن تمام برنامه‌های تلویزیون نگذارید. بلکه فقط تعداد محدودی را برای دیدن انتخاب کنید.

3- سومین دزد زمان: تکنولوژی از جمله موبایل، لب تاپ، تبلت

یکی از دزدهای جدی دیگر زندگی ما خلاصه می‌شود در تکنولوژی. ما از صبح که بیدار می‌شویم اولین کاری که می‌کنیم چک کردن گوشی و گشتن در شبکه‌های اجتماعی است.

در طول روز دائم با گوشی سروکار داریم و هنگام شب با گوشی به رختخواب می‌رویم. ذره ذره زمانی که بدین وسیله از دست می دهیم، قابل تصور نیست.

در عصر امروز، حذف کردن گوشی که امکان‌پذیر نیست اما راهکارهایی وجود دارد تا بتوان زمانی که صرف گوشی می‌شود را مدیریت کرده و به حداقل رسانید.

راهکار

در زیر چند راهکار را با هم بررسی می کنیم:

• قسمت هایی از خانه را مشخص کنیم و علامت موبایل ممنوع را بر روی آن قسمت‌ها بچسبانیم. مثل اتاق خواب؛ میز ناهارخوری؛ یک مبل مخصوص که همیشه روی آن می نشینیم و غیره. بدین صورت، موبایل خود را وارد مناطق ممنوعه نمی‌کنیم.
• نرم افزار Quality time را بر روی گوشی خود نصب کنیم تا زمانی که صرف چک کردن گوشی می‌شود را به ما نشان دهد. بدون شک زمانی که توسط این نرم افزار می‌بینیم، حداقل دو برابر زمانی است که در ذهن خود تخمین زده‌ایم.
• تمام Notification های مربوط به تلگرام، واتس‌آپ و اینستاگرام را خاموش کنید تا از جلب توجه آن‌ها جلوگیری شود. در نتیجه شما با قطع صدای این اعلان‌ها، تمرکز خود را از دست نمی‌دهید و کاری که مشغول آن بوده اید را قطع نمی‌کنید.

4- جلسات:

خیلی از افراد جلسات خیلی زیاد و بی‌موردی در طول روز برگزار می‌کنند بدون اینکه چهارچوبی را برای موضوع جلسه، روند و نتیجه گیری آن در نظر بگیرند. این جلسات که معمولا اکثر آن ها به نتیجه نمی رسد به شدت وقت و زمان آنها را می دزد اند.

حتما برای شما پیش آمده است که برای جلسه ی کاری دعوت شده اید. به نظر شما از زمانی که برای جلسه آماده می شوید تا خارج شدن و طی کردن مسیر و رسیدن به محل مورد نظر؛ منتظر ماندن برای شروع جلسه؛ چندین ساعت سپری کردن در طول آن و مدت زمانی که طول می کشد تا به خانه برسید چند ساعت می گذرد؟

در پاسخ به این سوال باید بگویم حداقل سه الی چهار ساعت. چه بسا که این میزان ساعت را می‌توان به بیست دقیقه الی نیم ساعت کاهش داد. فقط کافیه اصول برگزاری جلسات را یاد بگیریم و تا حد امکان جلسات کوتاه اما نتیجه‌محوری داشته باشیم.

مدیریت زمان صرفا مربوط به نوشتن لیست کارهای روزانه نیست، بلکه باید در اجرای کارهای روزانه خلاق باشید تا آن ها را در بهینه ترین زمان ممکن انجام دهید. اینگونه می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید و در وقت‌تان صرفه‌جویی کنید.

بنابراین مراقب جلسات باشید. اما اگر مجبورید جلسه‌ایی را برگزار کنید به دو نکته زیر توجه کنید:

الف) صبح‌ها جلسه نگذارید. به این دلیل که صبح‌ها پر انرژی هستید و می‌توانید تمام تمرکز خود را بر روی پروژه‌های مهم خود بگذارید. بنابراین این زمان را با گذاشتن جلسه از دست ندهید.

بهترین زمان برای برگزاری جلسات، آخر وقت است چرا که آخر وقت، دست شما را باز می گذارد که جلسه ی خود را زودتر به اتمام برسانید.

ب) جلسات را ایستاده برگزار کنید. به جای اینکه بر روی صندلی بنشینید و با خیال راحت صحبت کنید، جلسات را ایستاده و سرپا برگزار کنید.

البته شاید این راهکار برای همه‌ی جلسات قابل اجرا نباشد. اما شما می‌توانید جلسات داخلی خود را بدین گونه برگزار کنید. این کار به شما کمک می کند تا افراد کم‌تر حرف بزنند و سریع‌تر به نتیجه برسند.

5- بی نظمی:

چند وقت پیش تحقیقی را خواندم که در آن نوشته شده بود، ما چند ساعت از عمرمان را مشغول گشتن دنبال کلید، کارت بانکی، سوئیچ ماشین، کاغذ و چیزهای دیگر هستیم. یعنی یک محیط به هم ریخته داریم که در آن گم می‌شویم.

باید نسبت به این آگاه باشیم که زمان بسیار زیادی را برای پیدا کردن وسایل‌مان در جاهای مختلف اختصاص می‌دهیم.

از پیدا کردن فلش، مدارک شناسایی، کلید در خانه تا شماره‌ایی که روی کاغذ نوشته بودیم و همه‌ی اینها. چرا؟ چون یک روش سازماندهی درست برای گم نشدن این وسایل نداریم.

لطفا به این فکر کنید که چقدر از وقت‌تان را اختصاص می‌دهید که به دنبال چیزی بگردید؟ چقدر تا به حال وسیله گم کرده‌اید و همه‌ی این‌ها چقدر از شما زمان دزدیده است؟ اگر دقت کنید می‌بینید که نظم و مدیریت در زمان رابطه مستقیم دارند.

راهکار:

1- برای هر وسیله ایی جای مخصوصی در نظر بگیرید. می توانید یک سبد خریداری کنید و کلیه ی کلیدهای خود را در آن قرار دهید.

2- برای خودتان یک یادآوری کننده تنظیم کنید. قبل از خارج شدن از خانه با نگاه کردن به یادآوری کننده، لیست وسایلی را که باید همراه خود داشته باشید چک کنید.

3- از ردیاب استفاده کنید. با اتصال ردیاب به وسایل‌تان، هنگام گم شدن به راحتی می‌توانید وسایل خود را شناسایی و پیدا کنید.

نتیجه گیری در مورد شناسایی 5 دزد زمان

قبل از اینکه به دنبال مدیریت زمان باشیم بهتر است ابتدا دزدهای زمان خود را دستگیر کنیم تا زمان سرقت شده‌ی خود را پس بگیریم. با توجه به زمانی که در اختیار داریم مجددا برای زندگی خود برنامه‌ریزی کنیم.

بدون شک با این روش به راحتی می‌توانیم بسیاری از برنامه‌های روزانه‌ی خود را تیک بزنیم و با انگیزه و انرژی بیشتری به دنبال اهداف خود باشیم.